Inwentaryzacja krok po kroku

Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, jak to możliwe, że firmy potrafią tak precyzyjnie śledzić swoje zasoby? Dzięki sprawnej inwentaryzacji, sekret ten zostaje odsłonięty! Inwentaryzacja to kluczowy proces, który pomaga przedsiębiorcom utrzymać kontrolę nad swoimi produktami i materiałami.

Ale poczekaj, może zastanawiasz się, po co w ogóle robić inwentaryzację? Otóż, jest to nie tylko obowiązek prawny, któremu muszą sprostać przedsiębiorcy, ale również skuteczne narzędzie zarządzania zasobami. Bez względu na wielkość firmy, wiedza na temat posiadanych zapasów i ich wartości jest niezbędna dla podejmowania trafnych decyzji biznesowych. Przecież nie chcesz tracić pieniędzy i potencjalnych klientów, stojąc w obliczu nieplanowanych dostaw czy zbyt małych zapasów, prawda?

Teraz czas na najciekawszą część - jak dokładnie przeprowadzić inwentaryzację w sposób efektywny i zminimalizować błędy? Sekret tkwi w sprawnej organizacji, której poświęcam cały rozdział niniejszego e-booka. Zapraszam Cię w fascynującą podróż do świata inwentaryzacji.

 

Co to jest inwentaryzacja?

Inwentaryzacja to proces, w którym dokładnie sprawdzamy i zapisujemy wszystkie przedmioty, materiały, produkty lub towary znajdujące się w posiadaniu firmy. Jest to ważne, ponieważ pozwala nam na dokładne określenie, ile rzeczy mamy na stanie i jak są one wartościowane. Dzięki inwentaryzacji możemy również upewnić się, że nasze dane księgowe są dokładne i odzwierciedlają rzeczywistość. Podczas inwentaryzacji zwykle robimy listę wszystkich przedmiotów, liczymy je i sprawdzamy, czy zgadzają się z naszymi zapisami księgowymi. W ten sposób możemy mieć pewność, że nasza firma ma pełny obraz swojego stanu posiadania.

Zgodnie ze Stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów celem inwentaryzacji jest:

•  ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
•  ocena zgodności stanów rzeczywistych aktywów i pasywów z wykazanymi w ewidencji księgowej
•  ujawnienie różnic między stanem faktycznym a stanem wynikającym z ewidencji księgowej (niedobory, szkody, nadwyżki) i wyjaśnienie przyczyn ich powstania,
•  rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w celu doprowadzenia do zgodności danych księgowych ze stanem rzeczywistym,
•  rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im składniki majątku,
•  ocena jakości i przydatności zapasów,
•  przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce zapasami.

Za przeprowadzenie inwentaryzacji jest odpowiedzialny kierownik jednostki, czyli członek zarządu lub innego organu zarządzającego.

 

Rodzaje inwentaryzacji

W praktyce biznesowej występują 3 rodzaje inwentaryzacji:

•  inwentaryzacja pełna okresowa - polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich składników aktywów i pasywów w określonym dniu. Jest najczęściej stosowana do przeprowadzenia inwentaryzacji na dzień bilansowy,
•  inwentaryzacja pełna ciągła - zakłada systematyczne ustalanie rzeczywistego stanu poszczególnych składników majątku w różnych, zaplanowanych terminach, tak aby w określonym czasie został ustalony stan dla wszystkich pozycji aktywów i pasywów,
•  inwentaryzacja niepełna (również znana jako częściowa, wycinkowa lub wyrywkowa) - polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wybranych składników aktywów w określonym dniu. Ta forma inwentaryzacji dotyczy głównie zapasów materiałów, towarów, półfabrykatów oraz gotowych wyrobów i najczęściej jest stosowana w przypadku kontrolnego rozliczenia osoby odpowiedzialnej materialnie, jej zmiany lub oceny strat wynikających z nieprzewidzianych zdarzeń.

Wybór odpowiedniej formy inwentaryzacji zależy od specyfiki i organizacji działalności danego przedsiębiorstwa.

 

Podstawy prawne przeprowadzenia inwentaryzacji

Inwentaryzacja w firmach prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów

Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynika z par. 24 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Należy go wypełnić w formie spisu z natury. Wyniki inwentaryzacji wpisujemy do księgi przychodów i rozchodów.

Inwentaryzacja w firmach prowadzących księgi rachunkowe

Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynika z art. 26 ust. 1 Ustawy o rachunkowości. Inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

 

Sposoby przeprowadzenia inwentaryzacji

Ustawa o rachunkowości wymienia 3 sposoby przeprowadzania inwentaryzacji:

•  spis z natury,
•  potwierdzenie prawidłowości stanu,
•  porównanie danych księgowych z dokumentami.

Metoda przeprowadzania inwentaryzacji różni się w zależności od rodzaju składnika majątku lub zobowiązań.

 

Spis z natury

Spisem z natury objęte są:

•  aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),
•  papiery wartościowe w postaci materialnej,
•  rzeczowe składniki aktywów obrotowych,
•  środki trwałe,
•  nieruchomości zaliczonych do inwestycji,
•  maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.

Spisowi z natury podlegają również znajdujące się na terenie firmy składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, które są powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania. O wynikach spisu z natury powiadamiamy ich właścicieli. Obowiązek ten nie dotyczy przedsiębiorstw świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.

 

Potwierdzenie prawidłowości stanu

Potwierdzeniem prawidłowości stanu (inaczej: potwierdzeniem sald) objęte są:

•  aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki,
•  papiery wartościowe w formie zdematerializowanej,
•  należności,
•  udzielone pożyczki,
•  powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.

 

Porównanie danych księgowych z dokumentami

Porównaniem i weryfikacją danych księgowych z dokumentami objęte są:

•  środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
•  grunty,
•  prawa zakwalifikowane do nieruchomości,
•  należności sporne i wątpliwe,
•  w bankach: należności zagrożone,
•  należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
•  należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych,
•  aktywa i pasywa, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

 

Termin i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji

Praktyczne zestawienie terminów inwentaryzacji znajdziesz TUTAJ.

 

Pobierz przydatne narzędzia:

Arkusz spisu z natury w Excelu TUTAJ.
Protokół inwentaryzacji kasy w Excelu TUTAJ.

 

Niniejszy artykuł jest fragmentem e-booka Patrycji Szypulskiej „Inwentaryzacja krok po kroku”, który możesz pobrać TUTAJ.

#inwentaryzacja #spisznatury #inwentaryzacjakasy #protokółinwentaryzacji #Excel #inwentaryzacjawExcelu