Kod PKD a stawka ryczałtu: jak to naprawdę działa

Gdy zakładasz firmę, urząd prosi o kod PKD. Gdy rozliczasz się ryczałtem, liczy się stawka. Brzmi prosto, a jednak w praktyce wiele osób zakłada, że jeden kod z rejestru automatycznie przesądza, jaki procent podatku zapłacą. To skrót myślowy, który potrafi drogo kosztować. W rzeczywistości PKD działa jak etykieta na pudełku, a o stawce ryczałtu decyduje przede wszystkim to, co faktycznie robisz i jak da się to sklasyfikować według PKWiU. Jeśli odróżnisz rolę tych klasyfikacji i opiszesz swoje świadczenia precyzyjnie, zyskasz spokój przy rozliczeniach, a jednocześnie nie przepłacisz podatku.

Czym jest PKD, a czym PKWiU i dlaczego to rozróżnienie ma znaczenie

PKD to Polska Klasyfikacja Działalności. Używa się jej głównie przy rejestracji biznesu oraz do celów statystycznych. Możesz wskazać kilka kodów, w tym jeden przeważający, ale PKD samo w sobie nie służy do ustalania podatków. W sprawach ryczałtu na pierwszy plan wchodzi PKWiU, czyli Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług. To PKWiU jest przywoływana w przepisach, gdy ustawodawca opisuje, które usługi mieszczą się w stawce 8,5%, które w 12%, 14% czy 15%, a które podlegają innym wartościom, na przykład 3% albo 5,5%. Innymi słowy, PKD mówi urzędowi i statystyce, czym się zajmujesz w ogólnym sensie, a PKWiU pozwala przypisać konkretne świadczenia do właściwego koszyka podatkowego. Wpis do CEIDG nie „świeci” nad każdą twoją fakturą. Dodasz nową usługę albo zmienisz proporcje między zleceniami i już rzeczywistość podatkowa może wyglądać inaczej. Bezpieczne podejście polega na tym, by PKD traktować jak wizytówkę, a PKWiU jak mapę prowadzącą do konkretnych pozycji w ustawie. W praktyce dwie firmy z identycznym PKD mogą płacić różne stawki, jeśli zakres ich świadczeń nie jest tożsamy i wpada do odmiennych grupowań.

Jak krok po kroku dobrać właściwą stawkę ryczałtu

Krok pierwszy: opisz, co dokładnie sprzedajesz. Nie „marketing online”, tylko na przykład „opracowanie strategii kampanii, zakup mediów, prowadzenie profili w social media, tworzenie treści i landing page’y”. Im bardziej konkretnie, tym łatwiej znaleźć odpowiednie grupowanie w PKWiU. Krok drugi: ustal, czy masz do czynienia z usługą, sprzedażą towarów, czy robotami budowlanymi. Handel zwykle wpada do niższych stawek, usługi profesjonalne częściej do wyższych, a roboty budowlane mają własne ścieżki i opisy. Krok trzeci: sięgnij do załączników do ustawy o ryczałcie i czytaj opisy stawek razem z odwołaniami do PKWiU. Nazwy rynkowe nie zawsze pokrywają się z hasłami klasyfikacji, dlatego porównuj treści, a nie brzmienie. Gdy wahasz się między dwoma pozycjami, skorzystaj z wyszukiwarki opisów PKWiU albo wystąp do Głównego Urzędu Statystycznego o opinię klasyfikacyjną. Możesz też złożyć wniosek o interpretację indywidualną do Krajowej Informacji Skarbowej, opisując dokładnie model biznesowy i faktury. Krok czwarty: sprawdź, czy wykonujesz miks czynności, którym odpowiadają różne stawki. Jeżeli tak, rozdzielaj przychody w ewidencji i na fakturach. Przykład: prowadzisz sklep internetowy i dodatkowo wdrażasz systemy dla klientów hurtowych. Sprzedaż towarów rozliczasz jako handel, a odrębnie fakturujesz usługę wdrożenia, która może mieć inną stawkę. Taki podział chroni przed sytuacją, w której całość obrotu idzie według wyższego procentu tylko dlatego, że dokumenty były opisane mało precyzyjnie. Krok piąty: zadbaj o spójność opisów na stronie, w ofertach i w umowach, tak aby dało się je bez trudu przypisać do PKWiU.

Case study z życia: te same PKD, różne stawki

Wyobraźmy sobie dwie osoby z wpisanym PKD 62.01.Z. Pierwsza to programista, który tworzy i rozwija oprogramowanie, bierze udział w projektowaniu architektury oraz pisze kod. Druga to konsultant technologiczny, który głównie doradza, konfiguruje gotowe narzędzia i szkoli zespoły klienta. Choć formalnie figurują pod tym samym PKD, opisy w PKWiU oraz stawki ryczałtu mogą się rozjechać. Programista trafi do kategorii tworzenia oprogramowania, konsultant – do pozycji właściwej dla doradztwa w zakresie IT, często innej. Różnicę robi faktyczny charakter świadczenia, a nie kod z rejestru. Podobnie bywa w marketingu. Agencja, która handluje przestrzenią reklamową i odsprzedaje emisje, rozlicza się inaczej niż freelancer prowadzący kampanie, piszący teksty i projektujący grafiki. Obie działalności mogą mieć PKD z działu 73, lecz w ryczałcie nie wrzucisz ich do jednego worka. Jeszcze inny wariant to e-commerce. Sprzedajesz towar? Jedna stawka. Dodajesz płatne usługi pakowania prezentowego albo personalizacji? Druga stawka dla tej części przychodów. Z punktu widzenia PKD wszystko wygląda podobnie, ale w ewidencji ryczałtu liczy się, co rzeczywiście sprzedajesz. I jeszcze przykład z branży beauty. Fryzjer wykonujący standardowe usługi może rozliczać się inaczej niż salon, który oprócz strzyżeń prowadzi sprzedaż kosmetyków i oferuje zabiegi o charakterze medycznym wykonywane przez personel z odpowiednimi uprawnieniami. Dwa wpisy z tym samym PKD nie dają tej samej odpowiedzi podatkowej.

Najczęstsze pułapki i bezpieczne nawyki

Jeśli chcesz spać spokojnie, zacznij od porządku w opisach. Na fakturach i w umowach używaj sformułowań, które łatwo przypisać do grupowań PKWiU. Zamiast „usługi marketingowe”, wpisz „prowadzenie kampanii reklamowych w serwisach społecznościowych” albo „opracowanie i wdrożenie strategii SEO”. Kiedy w ramach jednego kontraktu wykonujesz kilka rodzajów czynności, rozbij wynagrodzenie na części odpowiadające różnym stawkom. To proste działanie bywa bezcenne, gdy po dwóch latach ktoś pyta, dlaczego zastosowałeś dany procent. Ryczałt jest prosty, ale wymaga pilnowania podziału przychodów. Świetnie działa arkusz, w którym każda pozycja sprzedaży ma przypisaną stawkę i krótki opis logicznie powiązany z PKWiU. Trzecia linia obrony to dokumenty potwierdzające klasyfikację: odpowiedź z GUS albo interpretacja z KIS, jeśli ją uzyskasz. Nie chodzi o teczkę papierów, tylko o dowód, że świadomie dobrałeś stawkę i potrafisz to uzasadnić bez nerwowych poszukiwań. Warto też co jakiś czas zrobić przegląd działalności. To, co rok temu było marginesem, dziś może generować większość przychodu i wymagać innej stawki. Przejrzenie cennika, opisów produktów, szablonów faktur oraz powiązania z PKWiU raz na pół roku pozwala wyłapać przesunięcia, zanim zrobi to urząd. I jeszcze jedno: nawet jeśli działasz w małej skali, przyda się prosta procedura „go/no-go” dla nowych ofert, w której z góry ustalasz nazwy świadczeń, przewidywaną stawkę i sposób fakturowania. Na deser lista kontrolna najczęstszych błędów: traktowanie PKD jak wyroczni, kopiowanie opisów z cudzych faktur, zbyt ogólne nazwy pozycji sprzedaży, nierozdzielanie przychodów przy miksie usług oraz brak reakcji, gdy oferta dryfuje w nową stronę. Unikanie tych potknięć nie wymaga akrobacji, tylko systematycznego podejścia i kilku prostych nawyków.

Jeśli ten artykuł jest dla Ciebie wartościowy, wesprzyj naszą twórczość tutaj i odbierz fantastyczne prezenty.