Zatwierdzenie sprawozdania finansowego krok po kroku

 

Sprawozdanie finansowe to raport finansowy przygotowany zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości w formie elektronicznej, z zachowaniem odpowiedniej struktury i formatu. Struktury te można znaleźć w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Jest to tzw. E-sprawozdanie finansowe.

E-sprawozdania finansowe w formie zgodnej z wymaganymi strukturami sporządzają podatnicy opodatkowani podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz podatkiem dochodowym od osób prawnych, z wyjątkiem tych jednostek, które stosują Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (MSR).

 

Krok 1. Sporządzenie sprawozdania finansowego

Sprawozdanie finansowe powinno być przygotowane w formie elektronicznej i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Kierownik jednostki musi zadbać o to, aby sprawozdanie finansowe zostało przygotowane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawione odpowiednim organom zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, statutem lub umową spółki.

 

Forma prawna	Kierownik jednostki
spółka jawna, spółka cywilna	wspólnicy prowadzący sprawy spółki
spółka partnerska	wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo zarząd
spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna	komplementariusze prowadzący sprawy spółki
jednoosobowa działalność gospodarcza	osoby fizyczna prowadząca działalność gospodarczą
pozostałe podmioty	członek zarządu lub innego organu zarządzającego

 

Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a w przypadku gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna z nich. Składając swój podpis pod sprawozdaniem finansowym tym samym potwierdza się, że spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości.

 

Krok 2. Poddanie sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta

Przedsiębiorstwa, w których badanie sprawozdania finansowego jest obligatoryjne, przekazują swoje sprawozdanie do biegłego rewidenta. Takie badanie kończy się otrzymaniem sprawozdania z badania audytora.

 

Zgodnie z ustawą o rachunkowości badaniu podlegają roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych oraz roczne sprawozdania finansowe firm kontynuujących działalność takich, jak:

✅ banki
✅ zakłady ubezpieczeń
✅ spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe
✅ jednostki działające na podstawie przepisów o obrocie papierami wartościowymi
✅ fundusze inwestycyjne
✅ fundusze emerytalne;
✅ krajowe instytucje płatnicze i instytucje pieniądza elektronicznego
✅ spółki akcyjne, z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji
✅ pozostałe jednostki, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:
- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób
- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro
- przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro

 

Krok 3. Udostępnienie wspólnikom sprawozdania finansowego

Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, proste spółki akcyjne oraz inne podmioty mają obowiązek udostępnienia swoim wspólnikom rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności nie później niż na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników. Jeśli sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta, to w tym terminie podlega także udostępnienie sprawozdania z badania. Spółka akcyjna oraz prosta spółka akcyjna muszą również udostępnić akcjonariuszom sprawozdanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej albo organu administrującego.

 

Krok 4. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego

Roczne sprawozdanie finansowe firmy musi zostać zatwierdzone przez właściwy organ, nie później niż 6 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego.
Organ zatwierdzający to instytucja, która ma prawo do zatwierdzania sprawozdania finansowego firmy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, statutem, umową lub na podstawie prawa własności.
 

Forma prawna	Organ zatwierdzający
osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą	właściciel
spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka cywilna	wspólnicy
spółka z ograniczoną odpowiedzialnością	zwyczajne zgromadzenie wspólników
spółka akcyjna, prosta spółka akcyjna, spółka komandytowo-akcyjna	zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy

 

Organ zatwierdzający:
✅ rozpatruje i zatwierdza sprawozdanie finansowe za ubiegły rok obrotowy
✅ rozpatruje i zatwierdza sprawozdanie zarządu z działalności spółki
✅ podejmuje uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty
✅ udziela członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków

 

Krok 5. Złożenie sprawozdania finansowego do KRS lub Szefa KAS

Kierownik jednostki musi złożyć roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania (jeśli zostało poddane badaniu), kopię uchwały lub postanowienia organu o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego oraz podziale zysku lub pokryciu straty do Krajowego Rejestru Sądowego w ciągu 15 dni od zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. 
Aby złożyć e-sprawozdanie finansowe, firmy wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, które nie stosują MSR, muszą przesłać je do Krajowego Rejestru Sądowego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Ministra Sprawiedliwości.

Jeśli firma jest spółką jawną osób fizycznych lub spółką partnerską, której przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość 2 000 000 euro w walucie polskiej i nie prowadzi ksiąg rachunkowych, musi złożyć oświadczenie do KRS o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego w terminie 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego.

Podatnicy, którzy muszą sporządzić sprawozdanie finansowe, muszą przekazać je także Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej w ciągu 15 dni od zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Firmy muszą również przekazać kopię uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe. Obowiązek przekazania sprawozdania finansowego nie dotyczy podmiotów zwolnionych z podatku ani tych, którzy mają już obowiązek przekazywania sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego.

Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy prowadzą księgi rachunkowe i muszą sporządzić sprawozdania finansowe, muszą przekazać je Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej w terminie złożenia zeznania za pomocą środków komunikacji elektronicznej, np. za pomocą dedykowanej aplikacji dostępnej online.
Spółki cywilne nie mają obowiązku przekazywania sprawozdania finansowego do Szefa KAS, urzędu skarbowego ani do KRS.

 

Krok 6. Zamknięcie ksiąg rachunkowych

Zamykanie ksiąg rachunkowych jest ważnym procesem, który należy przeprowadzić zgodnie z przepisami. Zgodnie z nimi, księgi rachunkowe powinny być zamknięte na koniec roku obrotowego.
Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych firmy kontynuującej swoją działalność powinno zostać dokonane nie później niż w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy.

Proces zamknięcia ksiąg rachunkowych polega na trwałym i nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania wpisów księgowych w zamkniętych księgach rachunkowych.
Zapewnienie prawidłowego zakończenia roku obrotowego i zamknięcia ksiąg rachunkowych jest kluczowe dla zachowania porządku i przejrzystości w dokumentacji finansowej firmy. Dlatego warto zadbać o to, aby proces ten został przeprowadzony zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami.

 

Krok 7. Przechowywanie zatwierdzonego sprawozdania finansowego

Zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe musi być przechowywane przez co najmniej pięć lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zostało ono zatwierdzone. Należy zachować je w formie pierwotnej i zabezpieczyć przed nieautoryzowanymi zmianami, nieuprawnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Można je przechowywać w siedzibie firmy lub u zewnętrznego dostawcy usług archiwizacji dokumentów na terenie Polski. Jeśli sprawozdanie finansowe jest przechowywane poza siedzibą lub miejscem sprawowania zarządu, firma musi niezwłocznie (tj. w ciągu 15 dni) poinformować o tym właściwy urząd skarbowy oraz zapewnić dostęp do niego upoważnionym organom kontroli lub nadzoru w ustalonym z nimi miejscu.