VAT OSS w księgowości e-commerce - jak rozliczać sprzedaż w krajach UE

Sprzedaż wysyłkowa do konsumenta w Niemczech przestaje podlegać polskiej stawce VAT w chwili, gdy łączna sprzedaż do wszystkich państw Unii przekroczy w roku 42 000 zł netto. Od transakcji, która przekroczyła próg, podatek należy się administracji kraju nabywcy i liczy się go według tamtejszej stawki: 19% w Niemczech, 21% w Holandii, 27% na Węgrzech. Pozostają dwie drogi: rejestracja do VAT w każdym z tych państw albo jedna deklaracja składana w Polsce.

VAT OSS w księgowości e-commerce oznacza wybór tej drugiej drogi. Procedura One Stop Shop pozwala rozliczyć podatek należny nawet 26 administracjom skarbowym w jednym formularzu i jednym przelewie w euro. Działa od 1 lipca 2021 r. W 2026 r. zmieniło się otoczenie procedury importowej (IOSS): od 1 lipca przesyłki o wartości do 150 euro utraciły zwolnienie celne. Pierwsze zmiany samej procedury OSS, wynikające z pakietu ViDA, wejdą w życie od 1 stycznia 2027 r.

Jak działa procedura VAT OSS?

Procedura nie zmienia zasad opodatkowania, zmienia miejsce rozliczenia. Towar wysłany konsumentowi do Czech nadal podlega czeskiej stawce, ale podatek trafia do czeskiej administracji za pośrednictwem polskiego urzędu skarbowego. Sprzedawca składa jedną deklarację kwartalną i wykonuje jeden przelew.

Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście pełni funkcję pośrednika: przyjmuje deklarację, dzieli wpłatę według krajów konsumpcji i przekazuje środki właściwym administracjom. Sprzedawca nie kontaktuje się z zagranicznymi urzędami, nie utrzymuje tam rejestracji i nie prowadzi tamtejszej sprawozdawczości.

Procedura występuje w trzech wariantach:

• Procedura unijna, obejmująca wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość (WSTO), usługi świadczone konsumentom w innych państwach UE oraz dostawy ułatwiane przez interfejsy elektroniczne. Zgłoszenie VIU-R, deklaracja VIU-DO.
• Procedura nieunijna, przeznaczona dla podmiotów bez siedziby w Unii, świadczących usługi konsumentom z państw członkowskich. Zgłoszenie VIN-R, deklaracja VIN-DO.
• Procedura importu, czyli IOSS, obejmująca sprzedaż towarów sprowadzanych spoza Unii w przesyłkach o wartości rzeczywistej do 150 euro, z wyłączeniem wyrobów akcyzowych. Zgłoszenie VII-R, deklaracja VII-DO składana co miesiąc.

Wybór procedury unijnej obejmuje całą kwalifikującą się sprzedaż. Nie da się rozliczać dostaw do Niemiec w OSS, a do Czech przez rejestrację lokalną, ponieważ deklaracja musi objąć wszystkie państwa konsumpcji.

Ile wynosi próg VAT OSS w 2026 roku?

Próg VAT OSS 2026 wynosi 10 000 euro, czyli 42 000 zł netto, i obejmuje łącznie sprzedaż do wszystkich państw Unii. Podstawą jest art. 22a ust. 1 ustawy o VAT. Limit bada się w roku bieżącym oraz poprzednim, więc przekroczenie go w 2025 r. wyklucza polskie opodatkowanie przez cały 2026 r.

Do limitu wlicza się dwie kategorie: WSTO oraz usługi telekomunikacyjne, nadawcze i elektroniczne świadczone konsumentom z innych państw członkowskich. Sprzedaż krajowa oraz transakcje z firmą posługującą się ważnym numerem VAT UE pozostają poza tym rachunkiem. Osobnej uwagi wymagają wysyłki z magazynu położonego w innym państwie członkowskim. Od 1 stycznia 2027 r. dyrektywa ViDA przesądza wprost, że do limitu liczą się wyłącznie wysyłki z państwa siedziby sprzedawcy, a sprzedaż z zagranicznego magazynu jest opodatkowana w kraju nabywcy od pierwszej złotówki. Do końca 2026 r. przepisy nie rozstrzygają tej sytuacji jednoznacznie, dlatego taką sprzedaż warto przeanalizować indywidualnie.

Element	Zasada w 2026 r.
Kwota progu	10 000 EUR, w Polsce 42 000 zł netto
Zakres	Sprzedaż do wszystkich państw UE liczona łącznie, nie osobno dla każdego kraju
Co się wlicza	WSTO oraz usługi telekomunikacyjne, nadawcze i elektroniczne dla konsumentów z UE
Co pozostaje poza limitem	Sprzedaż krajowa, transakcje B2B z numerem VAT UE; wysyłki z magazynów zagranicznych – od 2027 r. wprost poza progiem
Okres badania	Rok bieżący i rok poprzedni
Skutek przekroczenia	Opodatkowanie w kraju nabywcy począwszy od transakcji, którą przekroczono próg
Rezygnacja z progu	Możliwa przed jego przekroczeniem, wiąże co najmniej przez 2 lata

Co się dzieje po przekroczeniu limitu?

Obowiązek przenosi się do kraju nabywcy w ramach tej samej transakcji, a nie od początku kolejnego miesiąca czy kwartału. Sprzedaż na poziomie 41 800 zł i kolejne zamówienie o wartości 500 zł wysyłane do Berlina oznaczają, że ta ostatnia dostawa podlega już niemieckiej stawce 19%.

Sprzedawca, który przewiduje szybkie przekroczenie progu, może wcześniej zrezygnować z opodatkowania krajowego i od razu rozliczać sprzedaż zagraniczną w kraju konsumenta. Wybór wiąże co najmniej przez dwa lata, za to zdejmuje obowiązek pilnowania limitu w środku sezonu.

Jak przebiega rejestracja do VAT OSS?

Rejestracja do VAT OSS sprowadza się do jednego zgłoszenia elektronicznego. Formularz VIU-R składa się do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście wyłącznie elektronicznie: przez system e-Deklaracje albo przez e-Urząd Skarbowy, w którym od 1 lutego 2025 r. nie jest potrzebny kwalifikowany podpis elektroniczny. Urząd nie wydaje decyzji. Potwierdza zgłoszenie elektronicznie, na adres e-mail wskazany w VIU-R, a sprzedawca rozlicza się pod dotychczasowym numerem NIP.

1. Ustal datę pierwszej dostawy, która ma zostać objęta procedurą, oraz moment przekroczenia progu.
2. Złóż zgłoszenie VIU-R. Zasadą jest, że procedura obowiązuje od pierwszego dnia kwartału następującego po zgłoszeniu.
3. Jeżeli pierwsza dostawa została wykonana wcześniej, procedura obejmuje ją od dnia tej dostawy, pod warunkiem że zgłoszenie wpłynie do 10. dnia miesiąca następującego po niej.
4. Skonfiguruj stawki w systemie sprzedażowym osobno dla każdego kraju, z uwzględnieniem stawek obniżonych na książki, żywność czy artykuły dziecięce.
5. Zmianę danych objętych zgłoszeniem przekaż do 10. dnia miesiąca następującego po jej zajściu.

Najkosztowniejszy błąd na tym etapie to spóźnione zgłoszenie. Jeżeli VIU-R wpłynie później niż 10. dnia miesiąca następującego po dostawie, która przekroczyła próg, ta dostawa i kolejne, aż do początku następnego kwartału, zostają poza procedurą. Podatek od nich trzeba rozliczyć bezpośrednio w kraju konsumenta, co wymaga rejestracji w tamtejszym urzędzie.

Kiedy składa się deklarację VIU-DO?

Deklarację VIU-DO składa się kwartalnie, do końca miesiąca następującego po kwartale. W tym samym terminie płaci się podatek, w euro, na rachunek Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, wpisując w tytule przelewu unikatowy numer referencyjny nadany deklaracji.

Kwartał	Okres sprzedaży	Termin złożenia deklaracji
I kwartał 2026	1 stycznia - 31 marca	30 kwietnia 2026 (czwartek)
II kwartał 2026	1 kwietnia - 30 czerwca	31 lipca 2026 (piątek)
III kwartał 2026	1 lipca - 30 września	31 października 2026 (sobota)
IV kwartał 2026	1 października - 31 grudnia	31 stycznia 2027 (niedziela)

Termin złożenia deklaracji nie przesuwa się na najbliższy dzień roboczy, gdy wypada w sobotę lub w dzień ustawowo wolny od pracy. Dwa z czterech rozliczeń za 2026 r. przypadają w weekend, a system przyjmuje zgłoszenia przez całą dobę.

Deklarację składa się także za kwartał bez sprzedaży zagranicznej, wykazując wartości zerowe. Kwoty przelicza się na euro po kursie Europejskiego Banku Centralnego z ostatniego dnia kwartału, a gdy kurs nie został tego dnia opublikowany, po kursie z najbliższego następnego dnia, w którym EBC go opublikował. Błąd koryguje się w deklaracji bieżącej, wskazując kraj konsumpcji i pierwotny okres rozliczeniowy, w terminie 3 lat od upływu terminu na złożenie deklaracji, której korekta dotyczy.

Uporczywe niewywiązywanie się z obowiązków kończy się wykluczeniem z procedury. Chodzi o sytuację, w której urząd za trzy kolejne kwartały wysyłał przypomnienia, a deklaracja lub wpłata nie wpływały w ciągu 10 dni od przypomnienia. Powrót jest możliwy po dwóch latach karencji, a w tym czasie sprzedaż do każdego kraju trzeba rozliczać przez rejestracje lokalne.

Czy w procedurze OSS można odliczyć VAT naliczony?

Nie. Deklaracja OSS wykazuje wyłącznie podatek należny w podziale na państwa konsumpcji i stawki. Nie ma w niej miejsca na zakupy, a podatek naliczony odzyskuje się dwiema odrębnymi drogami.

Sprzedawca zarejestrowany jako czynny podatnik VAT odlicza VAT od zakupów krajowych w pliku JPK_V7 na zasadach ogólnych, także od zakupów związanych ze sprzedażą opodatkowaną za granicą (art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT). Podatek zapłacony w innym państwie członkowskim, na przykład od usług magazynowych, obsługi zwrotów albo kampanii reklamowej rozliczonej z lokalnym VAT, odzyskuje się we wniosku VAT-REF, składanym za pośrednictwem polskiego urzędu do 30 września roku następującego po roku, którego dotyczy. Sprzedawca zarejestrowany do VAT w danym kraju, na przykład z powodu magazynu, co do zasady odlicza ten podatek w tamtejszej deklaracji.

Kiedy procedura OSS nie wystarczy?

Magazyn za granicą, czyli typowy model Amazon FBA albo magazyn buforowy w Czechach, nie wyklucza OSS, ale sama procedura przestaje wystarczać. Wysyłka z czeskiego magazynu do konsumenta w Niemczech nadal jest WSTO i trafia do polskiej deklaracji OSS, ze wskazaniem kraju, z którego wysłano towar. Poza procedurą zostają natomiast dwa zdarzenia opisane niżej.

Przemieszczenie własnych towarów do zagranicznego magazynu stanowi wewnątrzwspólnotową dostawę w Polsce i wewnątrzwspólnotowe nabycie w kraju magazynowania. Nabycie rozlicza się w deklaracji lokalnej, co wymusza rejestrację w tamtejszym urzędzie. Sprzedaż z takiego magazynu do konsumenta mieszkającego w tym samym kraju jest zwykłą dostawą krajową i również nie mieści się w OSS.

Sprzedawca korzystający z zagranicznych magazynów prowadzi więc dwa rozliczenia równolegle: OSS dla wysyłek do konsumentów w innych krajach niż kraj wysyłki oraz deklaracje lokalne tam, gdzie leży towar. Praktyczną obsługę takich struktur zapewnia księgowość dla sklepów internetowych, a przy sprzedaży w modelu FBA obsługa księgowa sprzedaży na Amazon.

Jakie obowiązki dokumentacyjne wiążą się z OSS?

• Ewidencję transakcji objętych procedurą prowadzi się w podziale na państwa konsumpcji i przechowuje przez 10 lat od końca roku, w którym wykonano transakcję. Na żądanie polskiej lub zagranicznej administracji udostępnia się ją drogą elektroniczną.
• Faktury nie trzeba wystawiać przy WSTO rozliczanej w procedurze szczególnej, co wynika z art. 106b ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. Wielu sprzedawców wystawia ją mimo to, ponieważ ułatwia obsługę zwrotów i reklamacji.
• Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, który od 2026 r. obejmuje przedsiębiorców etapami, nie dotyczy podatników rozliczających sprzedaż w procedurze importu IOSS (art. 106ga ust. 2 pkt 3 ustawy o VAT) ani faktur wystawianych konsumentom (art. 106ga ust. 2 pkt 4). Procedura unijna OSS nie ma osobnego wyłączenia. Jeżeli sprzedawca wystawia fakturę za WSTO na przykład fundacji niebędącej podatnikiem, musi to zrobić w KSeF.
• Dowody miejsca zamieszkania nabywcy mają znaczenie przy usługach elektronicznych. Kraj, któremu należy się podatek, ustala się na podstawie dwóch niesprzecznych dowodów, na przykład adresu rozliczeniowego, adresu IP, danych rachunku bankowego czy kodu kraju przypisanego karcie SIM. Jeżeli łączna wartość usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych świadczonych konsumentom z innych krajów UE nie przekracza 100 000 euro netto ani w bieżącym, ani w poprzednim roku, wystarcza jeden dowód pochodzący od podmiotu uczestniczącego w transakcji innego niż sprzedawca i nabywca, na przykład banku.

Co zmieni pakiet ViDA w rozliczeniach OSS?

Dyrektywa Rady (UE) 2025/516 rozszerza procedurę w dwóch etapach. Polska wdraża te zmiany nowelizacją ustawy o VAT, nad którą trwają prace legislacyjne (stan na 30 września 2026 r.). Od 1 stycznia 2027 r. OSS obejmie dostawy energii elektrycznej, gazu, ciepła i chłodu na rzecz konsumentów. Od 1 lipca 2028 r. zaczyna obowiązywać pojedyncza rejestracja VAT: deklaracją OSS objęte zostaną przemieszczenia własnych towarów między państwami członkowskimi oraz część dostaw krajowych realizowanych poza krajem siedziby, a procedura call-off stock zostanie zlikwidowana.

Dla sprzedawców korzystających z magazynów w kilku krajach oznacza to znaczne ograniczenie równoległych rejestracji, ale dopiero od 1 lipca 2028 r. Do tego czasu obowiązuje model opisany wyżej, a przygotowanie ewidencji i ustawień sklepu do nadchodzącej zmiany mieści się w zakresie nadzoru księgowego nad rozliczeniami.

Jak zmienił się import przesyłek do 150 euro?

Od 1 lipca 2026 r. przesyłki o wartości rzeczywistej do 150 euro nie korzystają już ze zwolnienia z należności celnych. Podstawą jest rozporządzenie Rady (UE) 2026/382 z 11 lutego 2026 r., zmieniające wspólnotowy system zwolnień celnych, o czym Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 27 marca 2026 r.

W okresie od 1 lipca 2026 r. do 1 lipca 2028 r. obowiązuje cło w wysokości 3 euro za pozycję w przesyłce, czyli – jak wyjaśnia Rada UE – za każdą odrębną kategorię towaru wyznaczaną przez podpozycję taryfową (dwie bluzki jedwabne i dwie wełniane to dwie pozycje, czyli 6 euro), jeżeli import jest zwolniony z VAT w schemacie IOSS albo towary znajdują się w przesyłce pocztowej. Pozostałe przesyłki o wartości do 150 euro, np. kurierskie poza IOSS, podlegają zwykłym stawkom Wspólnej Taryfy Celnej. Sama procedura IOSS nadal zwalnia import z VAT i przenosi opodatkowanie na moment sprzedaży, jednak kalkulacja marży przy tanich przesyłkach spoza Unii wygląda po tej zmianie inaczej.

Najczęściej zadawane pytania o VAT OSS

Czy rejestracja do VAT OSS jest obowiązkowa?

Nie. Obowiązkowe jest opodatkowanie sprzedaży w kraju nabywcy po przekroczeniu progu 42 000 zł, a OSS jest jednym z dwóch sposobów rozliczenia. Alternatywą pozostaje rejestracja do VAT w każdym państwie, do którego trafiają przesyłki.

Czy przedsiębiorca zwolniony z VAT może korzystać z procedury OSS?

Tak. Procedura unijna nie wymaga statusu czynnego podatnika VAT w Polsce, a próg 42 000 zł dotyczy również sprzedawców korzystających ze zwolnienia podmiotowego. Odliczenie VAT od zakupów w JPK_V7 wymaga jednak rejestracji jako czynny podatnik VAT.

W jakiej walucie płaci się podatek w procedurze OSS?

W euro, przelewem na rachunek Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, z unikatowym numerem referencyjnym deklaracji w tytule. Kwoty przelicza się po kursie Europejskiego Banku Centralnego z ostatniego dnia kwartału.

Czy trzeba złożyć deklarację, jeśli w kwartale nie było sprzedaży zagranicznej?

Tak. Za każdy kwartał objęty rejestracją składa się deklarację, w takim przypadku zerową. Brak złożenia uruchamia procedurę przypomnień, a po trzech kwartałach grozi wykluczeniem.

Jak poprawić błąd w złożonej deklaracji VIU-DO?

Korektę ujmuje się w deklaracji bieżącej, wskazując kraj konsumpcji i okres, którego dotyczy. Czas na to wynosi 3 lata od upływu terminu złożenia deklaracji pierwotnej.

Czy procedura OSS obejmuje sprzedaż do firm?

Nie. Dotyczy dostaw i usług na rzecz konsumentów oraz podmiotów niebędących podatnikami. Transakcje z firmą posługującą się ważnym numerem VAT UE rozlicza się jako wewnątrzwspólnotową dostawę towarów lub usługę opodatkowaną przez nabywcę.

Kto rozlicza VAT przy sprzedaży przez Amazon, Allegro czy eBay?

Przy sprzedaży prowadzonej przez polskiego przedsiębiorcę z magazynu w Polsce obowiązek spoczywa na sprzedawcy, który wykazuje transakcje w OSS. Platforma wchodzi w rolę dostawcy przy imporcie przesyłek do 150 euro oraz przy dostawach realizowanych na terenie Unii przez podmioty spoza UE.

Czy procedura IOSS zwalnia przesyłkę z cła?

Nie, IOSS dotyczy wyłącznie VAT. Od 1 lipca 2026 r. przesyłki o wartości do 150 euro utraciły zwolnienie celne i do 1 lipca 2028 r. obciąża je cło w wysokości 3 euro za pozycję, czyli za każdą kategorię towaru (podpozycję taryfową) w przesyłce, o ile przesyłka jest objęta IOSS lub wysłana pocztą.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług: art. 2 pkt 22a, art. 22a, art. 86 ust. 8 pkt 1, art. 88 ust. 4, art. 106b ust. 1 pkt 2, art. 106ga ust. 2 pkt 3 i 4 oraz dział XII rozdziały 6a (w tym art. 130c) i 9. Dyrektywa Rady 2006/112/WE: art. 59c oraz art. 358–369x. Rozporządzenie wykonawcze Rady (UE) nr 282/2011: art. 24b–24f i art. 57a–63c. Dyrektywa Rady (UE) 2025/516 (ViDA). Dyrektywa Rady 2008/9/WE (zwrot VAT-REF). Rozporządzenie Rady (UE) 2026/382 z 11 lutego 2026 r.

Artykuł ma charakter informacyjny i przedstawia stan prawny na 30 września 2026 r. Nie stanowi porady podatkowej. Rozliczenie konkretnej działalności, zwłaszcza przy magazynach w kilku krajach, warto skonsultować z doradcą podatkowym.

Jeśli ten artykuł jest dla Ciebie wartościowy, wesprzyj naszą twórczość tutaj i odbierz fantastyczne prezenty.